Zoom ミーティング、Zoom ウェビナーとも参加登録機能の中に参加者に質問するための機能が提供されています。その機能を使って参加者が秘密保持誓約に同意するかどうかを確認することができます。これらの記録は1年間を超えると Zoom クラウドサーバから削除されます。そのため、レポート機能を使って、一旦、ダウンロードし、変更履歴が残る Box 上にアップロードして保管してください。また、Zoom クラウドからダウンロードし、Box にアップロードした時の作業手順も一緒に保管してください。
参加登録時の質問設定や記録のダウンロードは以下の手順で行ってください。
1. Zoom ミーティングでの設定手順
(1) Zoom ミーティングで参加登録時に質問を設定する手順
Zoom ミーティングでは、参加登録時に特定の質問に回答しないと参加登録できないように設定することが可能です。秘密保持誓約に関する説明で「同意します。」と「同意しません。」のどちらかを選択させるためには次のように設定します。Zoom ミーティングでは質問に対する回答は2つ以上用意する必要があります。そのため、「同意します。」という回答を1つだけ用意し、参加者登録を自動承認させることができませんのでご注意ください。
② 画面左側で「ミーティング」を選択します。
③ 画面右側で「今後のミーティング」タブを選択後、右側の「ミーティングをスケジューリング」をクリックします。
④ 「登録」の「必須」にチェックを入れ、他の設定項目を必要に応じて設定後、画面下部の「保存」をクリックします。
⑤ 作成したミーティングを管理する画面に遷移したら、画面下部の「登録」タブを選択後、「登録オプション」の右側にある「編集」をクリックします。
⑥ 「登録」ウィンドウが表示されたら、「登録」タブを選択し、「承認」を「自動承認」から「手動承認」に変更して右下の「全てを保存」をクリックします。
⑦ 再度、「登録オプション」の右側にある「編集」をクリックします。
⑧ 「登録」ウィンドウが表示されたら、「カスタムの質問」タブを選択します。
⑨ 「新しい質問」をクリックし、次のように設定し、「Create」をクリック後、「必須」にチェックを入れて右下の「全てを保存」をクリックします。
タイプ：「単一回答」を選択します。
必須：チェックを入れます。
質問：秘密保持誓約に関する説明を入力します。その中に誓約に同意する場合は、「同意します。」を選択するよう記述します。
回答：1つ目の回答として「同意します。」、2つ目の回答として「同意しません。」を入力します。
(2) Zoom ミーティングの参加登録者を承認する手順
Zoom ミーティング主催者は以下の手順で参加者を承認します。
② 画面左側で「ミーティング」を選択します。
③ 画面右側で「今後のミーティング」タブを選択後、参加者を管理する Zoom ミーティングのタイトルをクリックします。
④ 選択した Zoom ミーティングを管理する画面に遷移したら、画面下部の「登録」タブを選択後、「登録者を管理」の右側にある「編集」をクリックします。
⑤ 登録者を管理するウィンドウが表示されたら、「保留中の承認」タブをクリックします。
⑥ 登録者の氏名をクリックし、秘密保持誓約に同意していることを確認してから「承認」をクリックします。
⑦ この時点で、参加者には、Zoom ミーティングに参加するための会議情報がメールで送信されます。
(3) Zoom ミーティングの登録レポートを保存する手順
Zoom ミーティングの参加登録時の質問に対する回答結果は、レポート機能を使って取得することができます。次の手順で登録レポートをダウンロードし、Box にアップロードして保管します。
② 画面左側で「レポート」をクリックします。
③ 画面右側で「使用状況レポート」を選択し、「ミーティング」をクリックします。
④ 画面右側で「ミーティングレポート」を選択後、ミーティングを開催した日が収まるように「開始日」と「終了日」を選択して「検索」をクリックし、該当するミーティングにチェックを入れ、右側の「作成」をクリックします。
⑤ 「登録タイプ」というウィンドウで「すべての登録者」もしくは「承認済みの登録者」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。
⑥ 「レポートキュー」タブに移動したら、該当するミーティングの登録レポートの右側に表示されている「ダウンロード」をクリックしてダウンロードします。
⑦ ダウンロードした「登録レポート」の CSV ファイルを Box にアップロードして保存します。
2. Zoom ウェビナーでの設定手順
(1) Zoom ウェビナーで参加登録時に質問を設定する手順
Zoom ウェビナーでは、参加登録時に特定の質問に回答しないと参加登録できないように設定することが可能です。秘密保持誓約に関する説明で「同意します。」をチェックさせるためには次のように設定します。Zoom ウェビナーでは質問に対する回答を1つだけにすることができます。そのため、「同意します。」という回答を1つだけ用意し、参加者登録を自動承認させることができます。
② 画面左側で「ウェビナー」を選択します。
③ 画面右側で「今後のミーティング」タブを選択後、右側の「ウェビナーをスケジュールする」をクリックします。
④ 「登録」の「必須」にチェックを入れ、他の設定項目を必要に応じて設定後、画面下部の「スケジュール」をクリックします。
⑤ 作成したウェビナーを管理する画面に遷移したら、画面下部の「招待状」タブを選択後、「登録設定」の右側にある「編集」をクリックします。
⑥ 「登録」ウィンドウが表示されたら、「登録」タブを選択し、「カスタムの質問」タブを選択します。
⑦ 「新しい質問」をクリックし、次のように設定し、「作成」をクリック後、「必須」にチェックを入れて右下の「全てを保存」をクリックします。
タイプ：「単一回答」を選択します。
必須：チェックを入れます。
次のように表示：「ラジオボタン」を選択します。
質問：秘密保持誓約に関する説明を入力します。その中に誓約に同意する場合は、「同意します。」にチェックを入れるよう記述します。
回答：1つ目の回答として「同意します。」を入力します。
(2) Zoom ウェビナー参加登録者を確認する手順
(1)で説明した参加登録設定では、参加は自動的に承認されます。承認済みの参加者は以下の手順で確認します。
② 画面左側で「ウェビナー」を選択します。
③ 画面右側で「今後のミーティング」タブを選択後、参加者を管理する Zoom ウェビナーのタイトルをクリックします。
④ 選択した Zoom ウェビナーを管理する画面に遷移したら、画面下部の「招待状」タブを選択後、「登録者を管理」の右側にある「編集」をクリックします。
⑤ 登録者を管理するウィンドウが表示されたら、「承認済み」タブをクリックします。
⑥ 登録者の氏名をクリックすると、秘密保持誓約に同意していることを確認することができます。
(3) Zoom ウェビナーの登録レポートを保存する手順
Zoom ウェビナーの参加登録時の質問に対する回答結果は、レポート機能を使って取得することができます。次の手順で登録レポートをダウンロードし、Box にアップロードして保管します。
② 画面左側で「レポート」をクリックします。
③ 画面右側で「使用状況レポート」を選択し、「ウェビナー」をクリックします。
④ 「ステップ1：レポートのタイプを選択」で「登録レポート」を選択します。
⑤ 「ステップ2：ウェビナーを選択」でウェビナーを開催した日が収まるように「開始日」と「終了日」を選択して「フィルター」をクリックし、該当するウェビナーにチェックを入れます。
⑥ 「ステップ3：レポートの作成」で「すべての登録者」もしくは「承認済みの登録者」にチェックを入れ、「CSVレポートを作成」をクリックします。
⑦ ダウンロードした「登録レポート」の CSV ファイルを Box にアップロードして保存します。